Door M. (Martin) van Manen
Hoe richten we onderzoek in als er incidenten zijn gemeld of klachten zijn gekomen over ongewenste omgangsvormen? Een goede voorbereiding is het halve werk…
In het Het Financieele Dagblad zei hoogleraar Accountancy, Marcel Pheijffer het onlangs treffend: er bestaat geen Wetboek van Private Opsporing. Daarmee doelde hij op het ontbreken van vastomlijnde kaders voor het uitvoeren van intern onderzoek. Het fenomeen zelfonderzoek of intern onderzoek, zo stelt hij, duikt steeds vaker op en vraagt om extra waarborgen. Pheijffer adresseert vervolgens recente zaken waarin uiteindelijk de rechter een rol krijgt, zoals verzekeringsfraude en tuchtzaken.
Maar stel nu dat er geen vermoedens van fraude of corruptie zijn? Hoe richten we onderzoek in als er binnen een organisatie incidenten zijn gemeld of klachten zijn gekomen over ongewenste omgangsvormen? Recente voorvallen die breeduit in de media zijn gekomen, laten zien dat bij het uitvoeren van dergelijke onderzoeken veel mis kan gaan.
Fout op fout
Naar aanleiding van aantijgingen van grensoverschrijdend gedrag door oud-Kamervoorzitter Khadija Arib is inmiddels een feitenonderzoek gaande. Eerder dat jaar, in juni, is een breed onafhankelijk onderzoek van start gegaan naar sociale veiligheid onder Kamerleden, fractiemedewerkers en ambtenaren bij de Tweede Kamer. De casus Arib is slechts een voorbeeld van recente integriteitsincidenten die in de media veel stof hebben doen opwaaien. Critici buitelen over elkaar heen met kritiek op de opvolging die wordt gegeven aan deze incidenten. Zo zouden vervolgstappen eenzijdig of partijdig zijn. Ook is een veelgehoord commentaar dat onvoldoende hoor- en wederhoor is toegepast. De praktijk leert dat bij het doen van onderzoek risico’s op de loer liggen. Wat te denken van een onderzoeker die niet onafhankelijk kan werken? Of het onderzoek lekt uit, met trial by media als gevolg. Een andere voedingsbodem voor fouten is de bij aanvang magere afbakening van het onderzoek.
Aandachtspunten voor intern onderzoek
In 2019 is door het Institute for Financial Crime (IFFC), een stichting waarvan ik sinds 2021 bestuurslid ben, de publicatie ‘Aandachtspunten intern onderzoek’ uitgebracht. Eén van de aandachtspunten is de juridische context waarin de verschillende soorten van soorten van onderzoek plaatsvinden en de feitelijke omstandigheden waaronder die onderzoeken worden verricht. Ongeacht het soort onderzoek, zullen de fasering en de aard van de te verrichten werkzaamheden niet veel verschillen.
Hierboven schreef ik al over de onafhankelijkheid van de onderzoekers. Een organisatie die haar eigen functioneren in een bepaalde kwestie laat onderzoeken, zo stelt de publicatie, doet er bijvoorbeeld goed aan een onderzoeker te kiezen die kennis en ervaring heeft, geen onderdeel is van de eigen organisatie, niet eerder bij de te onderzoeken kwestie is betrokken en geen belang heeft bij de uitkomsten van het onderzoek. De schrijvers stellen dat “één van de belangrijkste eisen van onderzoeksuitkomsten is dat die geloofwaardig zijn vanwege de geloofwaardigheid van de onderzoeker zelf.”
Context
De IFFC-publicatie is een mooie handreiking voor het uitvoeren van intern onderzoek. Terug naar de casus Arib en de andere recente integriteitsincidenten die in de media zijn verschenen. Deze leren ons nog iets anders: neem vanaf de start van het onderzoek de context mee. Plaats de klacht of het incident zorgvuldig tegen de achtergrond van de omstandigheden waarin het zich heeft afgespeeld. De juridische basis van het onderzoek naar het gedrag van Arib was artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet: “De werkgever zorgt voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers inzake alle met de arbeid verbonden aspecten. [..] De werkgever voert, binnen het algemeen arbeidsomstandighedenbeleid, een beleid gericht op voorkoming en indien dat niet mogelijk is beperking van psychosociale arbeidsbelasting.” In de brief waarin Arib haar vertrek aankondigt lezen we dat de oud-Kamervoorzitter bij haar aantreden de opdracht heeft meegekregen het ambtelijk apparaat te reorganiseren en orde op zaken te stellen. We weten niet of zij een instructie heeft meegekregen welke leiderschapsstijl daarbij ‘voorgeschreven’ of ‘gewenst’ was. Wel weten we dat er een Gedragscode Integriteit Rijk van 2019 bestaat en een Gedragscode Tweede Kamer uit 2021. De eerste heeft betrekking op het gedrag van ambtenaren, de tweede op die van parlementariërs. Moest Arib zich als parlementariër aan beide houden? Hoe wordt in het lopende onderzoek de context meegenomen van wat er in beide gedragscodes staat? In een eerder artikel verwezen wij naar het belang van het hebben van en communiceren over een ‘rode lijn’. Bij gebrek aan een heldere rode lijn in organisaties wordt het lastig oordelen…
Risico inschatting
Tot slot een laatste beschouwing over het doen van intern onderzoek. Bij de evaluatie van incidenten en onderzoeken heb ik meerdere malen de verzuchting gehoord: “Als ik vooraf had geweten wat de nevenschade (collateral damage) van onze beslissing tot het starten van een onderzoek was geweest, had ik het anders aangepakt”. Het leed van nevenschade was al geschied. Imagoschade en reputatieschade staan daarbij vaak hoog op het lijstje. Interne onderzoeken kennen een hoge dynamiek. Maar dat betekent niet dat alles onvoorspelbaar is. Integendeel. Door vooraf risico’s in te schatten, af te wegen en maatregelen te bedenken hoe die risico’s vooraf gemitigeerd kunnen worden, wordt veel leed voorkomen.
Een goede voorbereiding is het halve werk…
Voor de printversie van dit artikel, klik hier.