Door Sj. (Sjoerd) Vredenberg
Geschrokken en soms verbijsterd door integriteitsincidenten zijn organisaties bezig in kaart te brengen welke maatregelen kunnen helpen om integriteitsrisico's te verkleinen. Minstens zo belangrijk is het om die maatregelen daadwerkelijk uit te voeren en vast te stellen óf die maatregelen bijdragen aan terugdringing van de risico’s. In dit artikel leggen we het vergrootglas op beheersen. Zit u aan het stuur en, stuurt u in de goede richting?
Na Normeren volgt Beheersen
In een eerder artikel lichtten we de noodzaak toe van het vaststellen van eigen kwetsbaarheid (Risicoprofiel) en het omgaan met de eigen ‘rode lijn’ (Normeren).
Bij Normeren definieert de organisatie de integriteitsschending, de 'rode lijn': wat kan wel en wat kan beslist niet (meer). Tot Normeren rekenen we ook het bedenken van maatregelen die de oorzaken van, de ontsporing zelf en de gevolgen ervan kunnen waarnemen, verkleinen en herstellen.
Na Normeren volgt Beheersen: uitvoeren wat voor terugdringing van integriteitsrisico's bedacht is, toetsen of dit gebeurt, vaststellen dat het effectief is en zo nodig actie ondernemen om beheersing te verbeteren.
Beheersen is doen
Beheersen betreft het met uitvoering invulling geven aan wat bedacht is, de norm. Beheersen gaat in de eerste plaats over actief herkennen, voorkomen en genezen: Doén dus.
Een voorbeeld:
In het beleid Zorg voor een veilig werkklimaat is als doelstelling vastgelegd: 'verhogen van het bewustzijn van ongewenste omgangsvormen bij management en bestuur.' Hiermee is helder gedefinieerd wát de organisatie wil bereiken aan beheersing ter voorkoming van een onveilig werkklimaat.
De norm is gesteld!
De afdeling HR heeft in een project gerealiseerd dat de training 'Modern leiderschap' verplicht onderdeel is bij indiensttreding van nieuwe managers en bestuurders. Ook is een terugkeercursus ontwikkeld voor zittend management. Daarvoor wordt ieder kwartaal een planning gemaakt en worden uitnodigingen verstuurd.
Beheersing is bedacht, ingericht en wordt uitgevoerd.
Aantoonbare zekerheid
Als maatregelen die bedacht zijn ook daadwerkelijk worden uitgevoerd, is van een groot deel van Beheersen sprake. Maar we zijn er nog niet…
Ook het aantoonbaar vaststellen dát die uitvoering plaatsvindt behoort tot Beheersen. Toetsing, noemen we dat in dit artikel om begripsverwarring te voorkomen.
Van de nieuwe training 'Modern leiderschap' in het introductieprogramma voor nieuwe managers en bestuurders wil de organisatie zeker weten dat het niet bij eenmalig uitvoeren van een goed voornemen blijft. Is het nieuwe onderdeel na het eerste halfjaar van haar bestaan niet 'tussen wal en schip geraakt'?
De organisatie wil er bovendien zeker van zijn dat bij de training alle nieuwe managers en bestuurders die tussen de vorige en de huidige training 'aan boord zijn gekomen' hebben deelgenomen.
En waren het daadwerkelijk de nieuwe managers en bestuurders zelf die in het trainingslokaal zaten?
Verhinderd zijn en pas veel later de training volgen, wil de organisatie eigenlijk ook niet.
Glipt er niets of niemand tussendoor (volledigheid), komt het niet als mosterd na de maaltijd (tijdigheid) en gaat het inhoudelijk wel op de goede manier (juistheid)? Daar richt Toetsing zich op.
Toetsing leidt tot 'extra' activiteiten rondom de maatregel zelf (de training in het voorbeeld), met als doel vast te stellen of gedaan is wat gepland en beoogd was.
Heeft het zin?
Maatregelen zijn bedacht, ze worden uitgevoerd en aantoonbaar wordt vastgesteld dat dit volledig, op tijd en juist gebeurt. Maar heeft het ook zin dat al deze inspanningen worden geleverd?
Van de maatregel wordt verondersteld dat deze het integriteitsrisico verkleint.
Op den duur moet het aantal integriteitsincidenten erdoor afnemen. En ook dat wil de organisatie vaststellen.
De nieuwe training 'Modern leiderschap' binnen het introductieprogramma voor nieuwe managers en bestuurders (en de terugkeercursus) zijn in het leven geroepen om het risico 'onveilige werkomgeving' terug te dringen. De organisatie heeft ervoor gekozen om al voor de start van de nieuwe training een eenmalige nulmeting onder het volledige personeel uit te voeren met als doel vast te stellen in welke mate een veilige werkomgeving wordt ervaren. Nu het introductieprogramma is uitgebreid met de nieuwe training en terugkeercursus, maken vragen over veilige werkomgeving en ongewenste omgangsvormen standaard onderdeel uit van het jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek en van individuele functioneringsgesprekken.
De organisatie heeft door analyse kunnen vaststellen dat de maatregel beslist bijdraagt aan terugdringing van het integriteitsrisico!
Verbeter
Als laatste element van Beheersen van integriteitschendingen is voortdurend leren en verbeteren essentieel. Actie- en verbetermanagement is integraal onderdeel van Beheersen.
Evaluatie van de training 'Modern leiderschap' heeft als verbeteractie opgeleverd dat de cursus vanwege het aspect genderdiversiteit vanaf het volgende kwartaal aangescherpt zal zijn.
Beheersen betreft: de norm kennen, maatregelen uitvoeren, werking vaststellen, effectiviteit verifiëren en verbeteren waar nodig.
Voor de printversie van dit artikel, klik hier.