Door Sj. (Sjoerd) Vredenberg
Het domein van integriteit breidt zich uit met ethische normen die gesteld worden aan omgangsvormen, sociale aspecten, duurzaamheid, klimaat en milieu. Bij de voorbeelden van misstanden die het afgelopen jaar het publieke podium haalden, waren ‘paniek’ en ‘rommelige behandeling’ eerder terugkerend dan incidenteel. Protocollering kan deel van verbetering zijn!
Protocolleren
Het sluiten van de stormvloedkering, het voorbereiden van de patiënt op een openhartoperatie of het vrijgeven van een baanvak op het spoor voordat acute reparatie kan plaatsvinden. Zomaar een paar voorbeelden waarbij uit te voeren handelingen, checks, te doorlopen beslisbomen en besluiten over in te zetten middelen langs strakke, en vastgelegde regels worden afgedwongen. En dat: altijd!
Ook in tijden van crisis is het fijn rust te kunnen bewaren doordat benodigde reactie vooraf is bedacht en getest. Fouten en achter de feiten aanlopen worden zoveel mogelijk voorkomen!
Het toepassen van protocollen draagt bovendien bij aan de mogelijkheid achteraf de juistheid, tijdigheid en volledigheid van die reactie vast te stellen. In alle transparantie!
Het protocol, ook wel: ‘de verplichte procedure’.
Integriteitmanagement
Terug naar waar dit artikel mee begon: de weinig adequate, bijna paniekerige reactie op een aantal integriteitincidenten dat de revue passeerde.
Voor integriteitmanagement bestaat geen pasklare integrale oplossing. Het vergt wel een integrale blik: ‘aan de voorkant’ weten welke integriteitrisico’s je wel, en welke je niet loopt. Om vervolgens daarop gerichte en praktische beheersing uit te voeren.
Minimaliseer de verrassing!
Bij de misstanden waarover we in de krant lazen, had de onrust ook te maken met het ‘aan de achterkant’ niet voorbereid zijn op de onstuimige crisissituatie. Het leek er soms op dat de reactie op het incident nog bedacht moest worden terwijl het incident zich voltrok, de storm op haar hevigst was.
Het beeld dat ontstond: fouten stapelden zich op bij bescherming van betrokkenen;
menig keer was onduidelijk wie op welk moment, en met welke informatie naar buiten zou treden;
besluitvorming over te starten onderzoek wekte niet de indruk van vooraf doordachte logica.
Juist hier, ‘aan de achterkant’, gaat protocollering van waarde zijn.
Bereid je (re)actie voor bij zonnig en windstil weer.
Wat kun je voorbereiden, protocolleren
Van veel ‘voorbereiding op storm’ hoop je dat je het nooit nodig hebt. Maar in het onverhoopte geval is het toch fijn als voorwerk wél is gedaan…
Zonder volledig te willen zijn, wordt hieronder aandacht besteed aan een aantal aspecten dat gebaat is bij protocollering.
Communicatie
Heldere communicatielijnen tijdens een crisis zijn behulpzaam bij goede interne en externe informatievoorziening. Dat is niet nieuw. Als het om het managen van integriteitincidenten gaat kan zeker leentjebuur gespeeld worden bij wat in organisaties al bedacht is en klaarligt aan communicatieprotocollen voor andere crises.
Bij communicatieprotocollen ten behoeve van integriteitincidenten is het raadzaam onderscheid te maken naar de verschillende fasen waarin de crisis zich voltrekt. Bij een vermeende misstand hoort andere communicatie dan bij een vastgestelde: een vermeende pleger is nog geen dader, één enkel vermoeden geen landelijk nieuws.
Het behoeft geen betoog dat bescherming van privacy bij communicatie over integriteitincidenten bij goede protocollering gebaat is. Het gaat immers vrijwel altijd over individuen. Dit geldt voor alle betrokkenen, ongeacht hun betrokkenheid bij het incident.
Begeleiden en beschermen van betrokkenen
Goede en praktische protocollering gaat van waarde zijn bij begeleiding en bescherming van betrokkenen in een (vermeend) integriteitincident.
Denk bijvoorbeeld, naast directe slachtoffers en (vermeende) pleger, aan naaste collega’s en aan indirect gedupeerden.
Begeleiden en beschermen van betrokkenen zien er in de ene fase van het incident anders uit dan in de andere. Dit pleit opnieuw voor gedifferentieerde protocollering.
Integere begeleiding en bescherming van elke betrokkene bij een (vermeend) integriteitincident zijn gebaat bij doordachte protocollering.
Besluitvorming over onderzoek
We zagen in ‘dossiers’ die we uit de media kennen dat besluitvorming over het starten en uitvoeren van onderzoek betere voorbereiding verdient.
Protocollen daartoe kunnen ervoor zorgen dat het besluit over wel of niet starten van onderzoek (en zo ja, welk onderzoek) op de juiste gronden, op het juiste moment en door de juiste verantwoordelijken wordt genomen.
Deze protocollen kunnen er bovendien aan bijdragen dat opdrachtgunning en -aanvaarding volledig integer, en in transparantie plaatsvinden. Dit kan alleen als de opdrachtformulering (wat wordt wel, en wat wordt niet onderzocht), de verstrekte mate van vrijheid en de overeen te komen randvoorwaarden helder zijn.
Deze protocollen zouden er tot slot in kunnen voorzien dat binnen het onderzoek (naast vaststelling of het vermeende incident feitelijk heeft plaatsgevonden), voor verbetering en nazorg, ook oorzaak- en impactanalyse worden uitgevoerd.
Aantoonbaarheid van integere besluitvorming over te starten, te gunnen en te aanvaarden onderzoek wint bij zorgvuldige protocollering.
Uitvoering van onderzoek
Voor de verschillende vormen van onderzoek is het aan te bevelen om ook de uitvoering ervan te protocolleren. Over de mate van verantwoorde uitvoering van het onderzoek mag bijvoorbeeld geen twijfel bestaan. Dat geldt ook voor borging van vertrouwelijkheid van gesprekken met betrokkenen en het in voldoende mate toepassen van hoor en wederhoor. Bovendien gaat goede voorbereiding in de vorm van een protocol helpen bij het in volledige vrijheid kunnen betrekken van een zo breed als nodig onderzoeksveld en bij de wijze van rapporteren.
Goede protocollering gaat bijdragen aan een integere uitvoering van onderzoek en het achteraf verantwoorden daarvan.
Goede ‘voorbereiding bij windstilte’ gaat gevolg-schade van het integriteitincident beperken...
Voor de printversie van dit artikel, klik hier.
ความคิดเห็น