Door M. (Martin) van Manen
De recente mediastormen rond grensoverschrijdend gedrag in organisaties leggen ook de rol van toezichthouders bloot. Waar staan en zijn zij bij dit soort integriteitsincidenten? Welke rol en verantwoordelijk hebben zij eigenlijk? Werk aan de winkel, schrijft Martin van Manen.
Toezichthouders zijn er in veel soorten en maten. Naast externe organisaties zoals DNB, AFM en ACM beschikt Nederland over een indrukwekkend aantal interne toezichthouders die ‘van binnenuit’ het reilen en zeilen van een even indrukwekkend aantal organisaties in de gaten houdt. Variërend van grote internationale corporates tot culturele instellingen in een dorp. Het domein waarop zij toezicht moeten houden groeit, zowel in omvang als complexiteit. Het thema integriteit is niet nieuw voor hen. Immers, als het gaat om bijvoorbeeld fraude en corruptie hebben zij ook in het verleden al moeten toezien op naleving van regels. Hebben de recente mediastormen rond grensoverschrijdend gedrag en ongewenste omgangsvormen het thema integriteit duidelijk gepositioneerd op hún agenda?
De Maserati-man
Vijftien jaar geleden deed woningbouwcorporatie Rochdale aangifte tegen één van haar directeuren, later bekend als ‘de Maserati-man’, die onder meer het geld voor de aankoop van de auto wegsluisde bij de werkgever. De rechtbank veroordeelde de directeur tot tweeënhalf jaar cel, vanwege verduistering, oplichting, niet-ambtelijke omkoping, witwassen, onjuiste belastingopgaven en meineed. Sindsdien is hard gewerkt om fraude en corruptie in die sector tegen te gaan. Zo werd in 2010 door de woningbouwcorporaties het handboek Tussen Regels en Gedrag gepubliceerd. Vorig jaar kreeg het handboek een update en nu heet het Handreiking Integriteit. Bij het hoofdstuk ‘Wie doet Wat?’ kan je lezen wat de rol van de Raad van Commissarissen is: ‘elk RvC lid heeft een voorbeeldfunctie op het gebied van integriteit’. En ook: ‘de verantwoordelijkheid voor het thema integriteit kan worden belegd bij de audit- of governance-commissie indien deze aanwezig is.’
De handreiking eindigt met het advies om ‘het thema integriteit minimaal 1 keer per jaar op de agenda van de RvC te zetten, waarbij zowel terug als vooruit wordt gekeken om eventueel nieuwe accenten te leggen’.
Verantwoordelijkheid voor alle toezichthouders
Een prachtige eerste aanzet, zo’n handreiking. Beter iets dan niets. Maar hiermee gaan de toezichthouders het niet redden. Met het advies om indien aanwezig het thema integriteit te beleggen bij een audit of governance commissie, wordt de eerste afslag al fout genomen. Thema’s zoals integriteit, ethiek, normen en waarden zouden op het bord van alle toezichthouders moeten liggen, zoals ook de thema’s strategie, identiteit en toekomst op dat bord thuishoren.
En dan de actie terug- en vooruitkijken, die in elk geval één keer per jaar op de agenda zou moeten staan. Te mager, lijkt mij. Zorg ervoor dat bij elke vergadering terug- en voor uitgekeken wordt. En kijk dan niet alleen naar de film die zich afgespeeld heeft rond voorgevallen incidenten. Vraag je als toezichthouder af hoe het kwetsbaarheidsprofiel wordt vastgesteld, het integriteitsbeleid eruit ziet, of er integriteitsanalyses zijn uitgevoerd, wat de uitkomsten daarvan zijn, of de beheersmaatregelen werken, hoe de tone-at-the-top wordt ervaren, welke red flags zijn gedetecteerd en wat geleerd kan worden van incidenten.
Toezicht houden begint met vragen stellen
Ligt dat allemaal op het bord van de toezichthouder? Jazeker. Niet om de antwoorden te verschaffen. Daar zijn de bestuurders voor. Wel om bij bovenstaande thema’s de juiste vragen te stellen en bij blijvende onduidelijkheid door te vragen. Toezicht houden begint met vragen stellen. Een hele kunst, zeker als het om een weerbarstig thema als integriteit gaat.
Recent is het leesbare boek Socrates op sneakers - Filosofische gids voor het stellen van vragen van auteur Elke Wiss verschenen. Toezichthouders: pak je rol en begin met vragen stellen!
Voor de printversie van dit artikel, klik hier.